Munadi
Subbag
Perencanaan Anggaran dan Keuangan , Politeknik Negeri Semarang
Jl. Prof.H.Sudarto, SH, Tembalang, Kotak Pos 6199/SMS
Semarang 50061
ABSTRACT
A
file is a record of activities in a variety of forms and media in accordance
with the development of technology, information and communication which was
made and received by the person who create the files in the implementation of
social life, state and nation. Based on the functions and uses of file, files
can be devided into dynamic and static
file. Improper file handling would give
some effects to the process of the activities in its organization or institutions.
The
records and archieves need management’s attention, qualified human resources and
adequate place as well. File regulation
in Indonesia are regulated in Law number 43 of 2009.
Keywords: Records, Archieves, File
PENDAHULUAN
Dalam
Undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negera, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
orgasisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Berdasarkan
fungsi dan kegunaannya, arsip meliputi ; arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu,
sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.
Arsip dinamis
meliputi arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital berdasarkan UU no. 43 tahun
2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa :
a.
Arsip
aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus
b.
Arsip
inaktif adalah arsip yang frekuensinya penggunaannya telah menurun
c.
Arsip
vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak
tergantikan.
Terkait dengan
fungsi dan kegunaan arsip yang sangat strategis tersebut, kiranya sangat
penting dilakukan menata arsip dengan baik agar mudah diakses dan pergunakan
bagi pengguna yang berhak menggunakan.
Menata arsip
yang baik bukan sekedar membuat daftar arsip guna penemuan kembali arsip,
tetapi juga mengolah arsip menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan,
tugas dan fungsi pencipta arsip sehingga
generasi berikutnya dapat mengetahui peristiwa yang terjadi dimasa lampau
melalui arsip yang ada.
PERMASALAHAN
Masalah yang ada dalam pengelolaan arsip adalah arsip-arsip
yang diciptakan kurang ada perhatian, sehingga terjadi arsip kacau, hal ini timbul disebabkan :
a.
Kurangnya perhatian pimpinan
Politeknik Negeri Semarang
b.
Kurangnya SDM yang menangani arsip,
kekurangan ini dapat berupa jumlah maupun kemampuan/kuantitas
c.
Kurangnya tempat penyimpanan arsip,
baik itu arsip dinamis maupun arsip statis
Pengelolaan
arsip dinamis ( aktif dan inaktif) yang
kurang baik yaitu :
1.
Arsip dan non arsip belum dipisahkan
dapat
mengakibatkan dalam mencari berkas penting yang dibutuhkan
tidak dapat segera ditemukan, sehingga menghambat dalam penyelesaian kegiatan lembaga/organisasi.
2.
Ruangan arsip belum memadai karena
semua arsip ditumpuk dalam satu ruangan tanpa ada pendataan yang jelas.
3.
Penyerahan/penyimpanan arsip yang
sudah jarang dipakai (inaktif) masih berupa bendel atau dalam karung/kardus.
PENGELOLAAN
DAN PENATAAN ARSIP AKTIF
Pengelolaan dan penataan arsip aktif menghasilkan tertatanya
fisik dan infromasi arsip serta tersusunnya daftar arsip guna memudahkan
penemuan/pencarian
kembali arsip yang dibutuhkan. Langkah
yang perlu dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip yaitu pemberkasan
arsip aktif.
Pemberkasan arsip aktif memuat :
a.
Klasifikasi arsip
b.
Uraian informasi
c.
Waktu
d.
Jumlah
e.
Keterangan
Isi berkas memuat
a.
Nomor berkas
b.
Nomor item arsip
c.
Kode klasifikasi
d.
Uraian informasi arsip
e.
Tanggal
f.
Jumlah
g.
keterangan
Guna melakukan pemberkasan arsif aktif perlu dipersiapkan
hal-hal sebagai berikut:
a.
Mempersiapkan sarana dan prasarana
pendukung ( tempat dan alat)
b.
Mempersiapkan arsip yang akan
diberkas.
Proses Penataan Arsip Aktif
Dalam melakukan proses penataan arsip aktif yang perlu
dilakukan adalah :
a.
Mempersiapkan alat dan bahan antara
lain : folder, sekat, kartu tunjuk silang dan filing cabinet
b.
Mempersiapkan arsip yang akan ditata
yaitu dengan langkah : mengecek kelengkapan fisik dan berkas arsipm, membuat
indek arsip
c.
Mempersiapkan folder yang akan
digunakan untuk penempatan arsip sesuai dengan tab diberi tanda kode
subyek/masalah untuk subyek primer kode
pada kiri atas, kemudian subyek sekunder pada tengah atas, dan subyek tersier (
bila ada) kode pada kanan atas
d.
Mempersiapkan sekat/guide, sekat
berupa kertas tebal de4ngan ukuran 15,5 X 11 cm gunanya sebagai
penunjuk/pemisah antara satu folder dengan folder yang lain. Sekat ini ditata
dalam kotak kartu kendali dengan menuliskan kode dan subyeknya.
e.
Mempersiapkan tunjuk silang, tunjuk
silang ini digunakan apabila dalam berkas satu arsip berkaitan dengan berkas
arsip yang lain namun berbeda tempat penyimpanan karena berbeda fisik arsipnya
dan tidak bisa disatukan karena ada perbedaan istilah yang mempunyai subyek
sama
f.
Penataan arsip dalam folder. Arsip yang mempunyai kode sama ditempatkan
dalam folder sesuai urutan abjad, masalah, tahun, bulan dan tanggal, jika
indeks tanggal dalam urutan angka dimulai dari angka yang yang besar ke kecil,
jadi angka 1(satu) berada diurutan paling belakang dan angka terbesar di
letakkan di depan.
PENGELOLAAN DAN PENATAAN ARSIP INAKTIF
Pengelolaan dan penataan arsip inaktif yang dilakukan
berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pada unit kearsipan, pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui
beberapa kegiatan yaitu : pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip
dan penyusunan daftar arsip.
Daftar arsip inaktif memuat
informasi tentang: pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode
klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi,
keterangan. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi
tanggung jawab unit kearsipan
Rekonstruksi
Arsip
Pengelolaan dan penataan arsip inaktif pada dasarnya adalah
melakukan rekonstruksi arsip, oleh karena itu dalam melakukan rekonstruksi
arsip adalah melakukan survei, yaitu kegiatan pengumpulan data dan informasi
yang dilakukan dengan cara pengamatan terhadap arsip dengan segala
kelengkapannya yang meliputi sistem, sarana dan prasarana, fungsi dan
kegunaannya
Tujuan survey adalah untuk mempersiapkan langkah-langkah
yang perlu diambil dalam pembenahan arsip.
Dari hasil survey ini diketahui kondisi arsip
Pengolahan dan penataan arsip dapat diolah berdasarkan prinsip asal usul yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul
arsip ketika arsip masih aktif, maksudnya arsip tersebut harus tetap merupakan
satu kesatuan informasi yang utuh dari pencipta arsip apabila ada arsip yang berada di tempat lain
arsip itu dikembalikan sesuai dengan asal pencipta arsipnya. Sedangkan prinsip
yang lain adalah menggunakan prinsip
aturan asli yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika
masih aktif, artinya ketika melakukan penataan arsip aturan/struktur arsip tetap bisa
dipertahankan dan dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali.
Tahapan kegiatan
dalam pengelolaan dan penataan arsip
inaktif adalah sebagai berikut:
a.
Pemilahan
Langkah awal pemilahan arsip
adalah memisahkan antara arsip dengan non arsip serta duplikasi arsip
yang berlebihan. Non arsip dapat berupa
: formulir
dan blanko kosong, ordner, sampul,
dll. Bahan-bahan non arsip ini dapat dimusnahkan.
b.
Pemberkasan/pengelompokan arsip
Pemberkasan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli
namun apabila kesulitan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul
sehingga dapat ditentukan penggolongan/pengelompokan berdasarkan series
(kesamaan jenis), rubrik ( kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan)
Dalam praktek kerja lapangan/magang ini diggunakan prinsip
asal-usul.
c.
Pendeskripsian
Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang
ada pada setiap berkas arsip ke dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi berukuran 10 X 15 cm . Kartu deskripsi berisikan informasi : bentuk redaksi, uraian
arsip/surat, tingkat perkembangan, tanggal, bentuk luar
d.
Pembuatan skema pengelompokan arsip
Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai
dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi.
Peyusunan ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi,
tupoksi, atau kombinasi
Dalam pembuatan skema pengelompokan arsip ini bisa berdasarkan pola klasifikasi
e.
Manuver kartu deskripsi
Manuver kartu deskripsi adalah penggabungan kartu deskripsi
berdasarkan pola klasifikasi arsip
f.
Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi
Yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi. Nomor
urut tersebut digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
g.
Manuver berkas
Manuver berkas yaitu proses penggabungan berkas arsip yang
mempunyai kesamaan masalah serta disusun sesuai skema.
h.
Memasukkan arsip ke dalam folder
Berkas yang telah disusun dimasukkan kedalam folder dan
diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.
i.
Pembungkusan Arsip
Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dibungkus
menggunakan kertas kissing
j.
Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks
Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan kedalam boks
kemudian boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap
pokok penomoran dimulai dari nomor 1(satu).
Setiap boks hanya berisi satu jenis (satu macam kode) dengan tahun yang
sama.
Pengisian arsip dalam boks tidak boleh terlalu penuh harus
ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk memudahkan dalam memasukkan dan
mengeluarkan arsip apabila dibutuhkan.
Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet dengan urutan
nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret harus sama untuk
memudahkan dalam pencarian
k.
Membuat Daftar Arsip/Daftar Pertelaan Arsip
Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip.
Dalam penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode
penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam sistem filing alfabetis dan
subyek maka menggunakan metode penemuan langsung. Sedangkan sistem filing geografis dan numeric
penemuannya menggunakan metode penemuan tidak langsung.
Penggunaan metode penemuan tidak
langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang disimpan sehingga arsip
yang disimpan dalam boks dapat diketahui melaui nomor boks yang identifikasinya
dapat dicari dalam daftar arsip.
Tujuan
Pengelolaan Dan Penataan Arsip Inaktif
Tujuan akhir
dalan pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah penyusutan arsip hal ini
sesuai dengan amanah Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal
47 ayat (2) yang menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh
lembaga Negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN
dan/atau BUMD dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip
serta kepentingan masyarakat, bangsa dan Negara
PENUTUP
Arsip yang tidak
dikelola dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan suasana tidak nyaman sehingga
dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan lembaga/organisasi menurun, demikian
pula apabila arsip tidak ditata dengan baik maka pencarian surat/arsip menjadi
sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan,
proses pertanggung jawaban, dan proses-proses kegiatan lain yang harus segera
diselesaikan.
Pengelolaan dan
penataan arsip yang baik dan sesuai dengan kaidah akan menjadikan arsip sebagai
sumber informasi dan komunikasi, sumber sejarah, sumber pertanggung jawaban
sehingga arsip tidak lagi dipandang sebagai benda yang hanya dibendel/diberkas,
ditimbun tetapi arsip merupakan sumber
kekayaan yang layak dan perlu dilestarikan bagi masyarakat modern.
DAFTAR PUSTAKA
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
Kementerian Pendidikan Nasional,
2006,Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 37 tahun 2006 tentang Tata cara
kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional
ANRI, 2011, Peraturan Kepala ANRI Nomor
24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Perguruan Tinggi.
Politeknik Negeri Semarang, 2010,
Pedoman Pengelolaan dan Penataan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif
UGM,
2011,Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan Universitas Gajah
Mada, 