PENYUSUTAN ARSIP
MENCIPTAKAN PRODUKTIVITAS KERJA PEGAWAI
Lilis Ina Riswati
Badan Arsip Dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah
Jl. Setiabudi 201C
Kompleks Diklat, Srondol Semarang
ABSTRAC
Archives as the result of this
administration continue to grow in akumulatif, as a result of getting more
complex functions and tuggs, then an archive as a source of information, need
proper management as an effort to increase effectiveness, efficiency of labor
productivity employees so that by contrivances orderly whoose archive make it
easier for employees in implementing administrative offices.
Increase in the number of archives are potential to cause problems
among others : storage space to be full, extravagance change for the use of
equipment, the provision of energy and its treatment. Therefore necessary depreciation archive in institutions with the
way : depreciation retention that has outlived archive and having no value,
transfer the files of the inaktif of processing unit into unit chancery, the
static archive of chancery to archive
institution.
Keywords : disposal of records, value, transfer, depreciation, submission
archive, registry
PENDAHULUAN
Masalah pelayanan mencari arsip yang
diperlukan masyarakat, masih membutuhkan waktu lama, penyebabnya adalah penataan
arsip ternyata tidak dilaksanakan sesuai prosedur. Unit Pengolah yang berada di
masing-masing SKPD (Satuan Kerja
Perangkat Daerah), BUMD (Badan Usaha Milik Daerah), perguruan tinggi, maupun
lembaga lain belum melaksanakan penataan arsip dinamis (aktif dan inaktif)
dengan baik dan benar. Hal ini dikarenakan minimnya pengetahuan kearsipan
bagi pembuat kebijakan dan pengelola arsip dimasing-masing instansi.
Arsip sebagai hasil kegiatan administrasi
terus bertambah secara akumulatif sebagai akibat dari semakin kompleksnya
fungsi dan tugas organisasi. Sehubungan dengan pertimbangan tersebut, maka
arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu pengelolaan yang
tepat, sebagai upaya untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, produktivitas
kerja pegawai sehingga terciptalah tertib arsip yang memudahkan pegawai dalam
melaksanakan adminisrasi perkantoran.
Pengelolaan arsip
dinamis yang baik dan benar dari masa aktifnya akan memudahkan kegiatan
penyusutan sehingga dapat memperlancar jalannya roda organisasi. Penyusutan arsip (records
disposition) merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta.
Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa
tercipta dan setiap saat arsip akan
meningkat jumlahnya. Peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan masalah antara
lain : ruang penyimpanan menjadi penuh, pemborosan biaya untuk penggunaan
peralatan, penyediaan tenaga serta perawatannya. Oleh karena itu penyusutan arsip
di setiap instansi
wajib dilaksanakan. Dalam melaksanakan
penyusutan arsip di lingkungan SKPD, BUMD, Perguruan Tinggi maupun lembaga lain
dikhawatirkan terjadi resiko terjadinya
pemusnahan arsip yang masih memiliki
nilai guna primer
maupun sekunder. Untuk menghindari hal ini, maka instansi tersebut harus membuat dan perlu memahami Peraturan atau Pedoman Kearsipan yang telah dibuat. Apabila
masih menemui kendala dapat berkoordinasi dengan lembaga kearsipan setempat.
PENMBAHASAN
Ruang Lingkup Penyusutan arsip sebagaimana tertulis dalam Pasal 49 Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan adalah :
1.
Pemindahan
arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
2.
Pemusnahan
arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
3.
Penyerahan
arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan
Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan
memperhatikan bentuk dan media arsip. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan
melalui kegiatan :
a.
Penyeleksian
arsip inaktif
b.
Pembuatan
daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan
c.
Penataan
arsip inaktif yang akan dipindahkan.
Pemindahan arsip adalah kegiatan fisik
memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke Records Center (Pusat Arsip) yang telah dirancang dalam periode
waktu yang telah ditentukan. Langkah-langkah pemindahan arsip yang perlu
dilakukan sebagai berikut :
1.
Menetapkan periode pemindahan arsip
Periode pemindahan arsip biasanya ditentukan oleh kebijaksanaan
instansi, dapat berkala atau rutin. Pemindahan berkala artinya arsip dipindah
berdasarkan jadwal reguler, jangka waktu tertentu/secara berkala, misalnya
instansi mengerjakan pada akhir tahun fiskal. Pemindahan rutin adalah prinsip
yang membolehkan pemindahan arsip yang sudah tidak aktif oleh unit kerja ke
tempat penyimpanan arsip inaktif.
2.
Menetapkan arsip yang dipindah
Arsip diidentifikasi dari jadwal retensi arsip.
Arsip yang masuk kategori inaktif selama inventarisasi tanpa
menghiraukan periode arsip sepanjang telah memenuhi syarat untuk dipindah ke
records center agar segera dipindahkan.
3.
Menyiapkan arsip yang dipindah
Penyiapan arsip dilengkapi dengan formulir
Pengepakan arsip (dipilih dos/boks yang berkualitas).
Unit pemilik/pencipta arsip harus menyiapkan formulir pemindahan untuk
mengirim arsip ke records center. Satu boks dapat diisi periode waktu yang sama
atau jika memungkinkan dapat gabungan, contoh tahun 1988, 1989 tergantung
banyak sedikitnya arsip.
4.
Pengaturan pemindahan
Ruang penyimpanan arsip berlokasi di luar unit kerja. Perencanaan yang
baik sangat diperlukan agar ada koordinasi dalam menyiapkan jadwal pemindahan
arsip.
5.
Penerimaan arsip
Menerima arsip adalah tanggung jawab dari personil yang bertugas di
tempat penyimpanan arsip. Nomor dan isi dari boks yang diterima harus
dicocokkan dengan daftar pemindahan arsip, apabila tidak sesuai maka segera diketahui
dan akan mudah dibetulkan.
Arsip-arsip yang berada di unit kearsipan
sudah dalam keadaan tertata rapi dan dilampirkan Daftar Arsip dan Berita Acara
pemindahan dari unit kerja masing-masing lembaga sehingga pada saat arsip
diperlukan oleh suatu unit kerja, maka arsip dapat dengan mudah ditemukan
kembali dan memberikan jaminan ketersediaan informasi secara cepat, tepat,
lengkap dan berkualitas.
Adanya Pemusnahan Arsip dimaksudkan untuk menilai,
menyeleksi arsip-arsip yang ada. Sehingga menghasilkan arsip yang tersedia di meja kerja atau arsip
statis yang tersimpan di Depo adalah benar-benar arsip yang bernilai guna, dengan demikian Unit Kearsipan
di setiap SKPD, BUMD, Perguruan Tinggi maupun lembaga lainnya benar-benar
menjadi berfungsi sebagai tempat pengelolaan dan penyimpanan arsip inaktif dan
bukan menjadi tempat penampungan sampah (arsip atau barang invetaris kantor
yang sudah tidak digunakan/tidak bernilai guna).
Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai
nilaiguna baik primer maupun sekunder dapat dimusnahkan berdasarkan kaidah
kearsipan. Ketentuan-ketentuan bahwa arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna dapat diketahui melalui JRA
(Jadwal Retensi Arsip/masa simpan arsip) dari arsip yang bersangkutan.
Berdasarkan JRA dapat diketahui apakah arsip-arsip tersebut masuk dalam
kategori arsip statis (permanen) atau
musnah.
Nilai guna primer adalah nilai kegunaan arsip bagi kepentingan
lembaga/instansi pencipta arsip dalam rangka pelaksanaan fungsinya arsip
dipelihara selama diperlukan untuk penggunaan administrasi, hukum, keuangan,
dan ilmiah.
Nilai guna sekunder adalah nilai kegunaan arsip di luar kepentingan
lembaga/instansi pencipta arsip, informasi yang terkandung di dalamnya
diperlukan untuk berbagai kepentingan masyarakat sebagai bukti dan bahan
pertanggungjawaban nasional.
Pada suatu masa selanjutnya nilai arsip akan mencapai titik akhir
kegunaan, namun bukan berarti tidak berguna lagi. Nilai
arsip itu akan berubah fungsi dan peranannya, tidak lagi untuk
kepentingan pelaksanaan tugas sehari-hari organisasi penciptanya, tetapi
berguna untuk kepentingan pihak lain, misalnya kepentingan sejarah dan
penelitian. Arsip pada masa ini mengandung nilai guna informatif (sekunder) dan
bersifat statis.
Untuk
menilai arsip bukanlah sesuatu pekerjaan yang mudah, diperlukan
kemampuan penalaran dan keahlian untuk menyerap dan menangkap berbagai kegunaan
arsip dan fungsinya baik di waktu sekarang maupun yang akan datang.
Daftar Arsip Usul Musnah
|
NO
|
SERIES ARSIP DAN
DESKRIPSI
|
TAHUN
|
JUMLAH
|
KET.
|
|
1.
|
Cuti
|
1997
|
1 boks
|
|
|
2.
|
Lamaran Pegawai yang ditolak
|
1998
|
2 boks
|
|
|
3.
|
Disiplin pegawai
|
1999
|
1 boks
|
|
|
4.
|
Dan seterusnya.
|
|
|
|
Pemusnahan Asrip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan
menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara
tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan
arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi karena arsip yang sudah
terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Kegiatan ini
menuntut kesungguhan dan ketelitian yang tinggi, maka kegiatan pemusnahan arsip
harus melalui prosedur sebagai berikut :
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan
untuk mengetahui apakah arsip tersebut benar-benar :
-
Tidak
memiliki nilai guna
-
Telah
habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi
Arsip)
-
Tidak
ada peraturan perundang-undangan yang melarang
-
Tidak
berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara
Jika suatu arsip telah
dinyatakan habis masa retensinya maka perlu diperiksa tentang kebenaran isinya,
kelengkapan informasinya, kemungkinan ada keterkaitan dengan arsip yang lain.
b. Pendaftaran
Arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan Musnah harus
dibuat daftarnya. Sehingga dari daftar ini
diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan
dimusnahkan.
c. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Pembentukan panitia pemusnahan arsip dilaksanakan jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih, sedangkan jika retensi dibawah
10 tahun, maka tidak perlu dibentuk kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit
yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia terdiri dari anggota
yang berasal dari unit pencipta arsip, pengelola arsip, unit pengamanan, unit
hukum, perundang-undangan, dan unit lain yang terkait.
d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
-
Penilaian
arsip dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan. Arsip
dengan retensi dibawah 10 tahun, cukup dilaksanakan oleh instansi
pemilik/pencipta arsip. Kemudian disahkan oleh pimpinan organisasi dan
dilakukan pemusnahan arsip.
-
Arsip
yang memiliki retensi 10 tahun ke atas khususnya instansi pemerintah harus
melalui penilaian bersama
-
ANRI
(Arsip Nasional Republik Indonesia) karena arsip dengan retensi 10 tahun ke atas
memiliki kemungkinan lebih besar untuk bernilai guna sekunder. Arsip bernilai guna keuangan perlu
rekomendasi dari Ketua BPK (Badan Pemeriksa Keuangan). Arsip bernilai guna
kepegawaian perlu mendengar pertimbangan dari Kepala BKN (Badan Kepegawaian Negara).
-
Untuk
pemusnahan arsip instansi swasta yang retensinya cukup lama, memberikan
konfirmasi kepada ANRI untuk memperoleh keyakinan bahwa arsip yang akan
dimusnahkan benar-benar tidak bernilai guna sekunder. Setelah arsip dinilai
secara cermat (dengan uji petik), maka arsip usul musnah tersebut disahkan oleh
pimpinan instansi melalui produk hukum intern.
-
Pembuatan
Berita Acara dan Daftar arsip yang dimusnahkan akan menjadi dasar hukum bahwa
pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan secara sah dan berfungsi pula sebagai
pengganti arsip yang dimusnahkan.
-
-
Gambar 1. Pengelola
arsip SKPD sedang menata arsip aktif di filing kabinet.
e. Pelaksanaan Pemusnahan
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah, atau
dibuat bubur kertas. Fisik dan informasi arsip tidak dapat dikenali lagi.
Disaksikan oleh minimal dua orang pejabat dari bidang
hukum/perundang-undangan atau bidang pengawasan yang nantinya menandatangani
berita acara sebagai saksi pemusnahan arsip.
Penyerahan Asrip
Penyerahan arsip statis oleh lembaga/pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan setempat dilakukan terhadap arsip yang :
a.
Memiliki
nilai guna kesejarahan
b.
Telah
habis retensinya
c.
Berketerangan
dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.
Penyerahan arsip statis wajib dilaksanakan
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD
dan perusahaan swasta. Arsip statis yang
diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus merupakan arsip
yang autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan.
PENUTUP
Pembinaan kearsipan secara berkala dan
berkelanjutan perlu dilaksanakan oleh lembaga kearsipan setempat agar dapat
terwujud pengelolaan arsip dinamis (aktif dan inaktif), sampai dengan penyusutan arsip sesuai pedoman kearsipan yang telah dibuat di setiap
instansi baik pemerintah maupun swasta.
Penyusutan yang dilakukan secara terjadwal,
menciptakan suasana kerja yang bersih, nyaman sehingga pegawai termotivasi
untuk lebih giat bekerja dan produktivitas kerja pegawai meningkat sesuai tujuan visi, misi organisasi. Salah satu
sumber data adalah arsip karena arsip adalah bukti/ rekaman atau transaksi
suatu kegiatan, berguna dalam pengambilan keputusan, maka arsip perlu dikelola
agar ditemukan kemudahan-kemudahan dalam memperlancar tugas dan fungsi organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Bangun
Wilson, 2012, Manajemen
Sumber Daya Manusia, Penerbit
Erlangga, Jakarta.
Undang
– Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, ANRI, Jakarta.
Peraturan Pemerintah Nomor : 28 Tahun 2012
tentang Peraturan Pelaksanaan Undang - Undang No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip
Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor SE/02/1993 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilaiguna
Arsip.
Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 54 Tahun
2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Satuan Kerja Perangkat Daerah atau
Badan Usaha Milik Daerah Provinsi Jawa Tengah.
ANRI Jakarta, 2009, Modul Manajemen Arsip Dinamis.
