PENGELOLAAN PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

PENGELOLAAN PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

Munadi

Subbag Perencanaan Anggaran dan Keuangan, Politeknik Negeri Semarang

Jl. Prof.H.Sudarto, SH, Tembalang,Kotak Pos 6199/SMS Semarang 50061

ABSTRACT

Archieve is any written notes, printed in the form of letters, numbers or picture that have meaning and purpose as a communication and information recorded on paper, film paper, computer media and othermedia and others are stored according to a certain rule, so that if necessary can be recovered easily.

Depreciation is a reduction activities archives files through the transfer of in active records. In the processing unit to the archival unit.  Destruction of the records that donot use valve and the shelf or out of term to be evaluated again. Destroyed or hander over to the Archival Instituions as static archive.  In a very important unit depreciation archicval records in accordance with records retention schedules and provisious of existing law.

Keywords : reduction, destruction, static archive, The Archival Instituions, Retention Schedule

PENDAHULUAN

Latar belakang masalah

Dalam kearsipan terdapat tahapan penyusutan yang bertujuan untuk mengurangi penumpukan berkas . Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA ( jadwal retensi arsip) adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.

Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan oleh suatu instansi, lembaga dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip dinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi arsip statis.

Program penyusutan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip bagi arsip-arsip yang berasal dari lembaga-lembaga pemerintah untuk arsip perusahaan berpedoman pada PP Nomor 88/1999 tentang pemusnahan dokumen perusahaan. Untuk arsip yang sudah dalam keadaan teratur secara teknis pelaksanaan penyusutan tidak ada keselitan yang berarti. Akan tetapi untuk arsip dalam keadaan tidak teratur (kacau) perlu adanya penataan terlebih dahulu.

Untuk itu perlu secara teknis berpedoman pada SE Kepala ANRI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan pemerintah tentang Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip meliputi kegiatan pemindahan arsip in aktif, pemusnahan arsip yang tidak berguna dan penyerahan arsip statis (permanen). Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, tindakan pada jatuh waktu apakah dimusnahkan atau disimpan permanen. Arsip yang disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan.

Rumusan Masalah

Pada kesempatan ini, penulis akan membahas bagaimana gambaran atau model penyusunan yang  sesuai dengan peranan penyusutan sebagai dalam konteks manajemen kearsipan. Jadi penulis dibatasi bahasannya hanya sebatas masalah gambaran peranan penyusutan, gambaran peranan punyusutan arsip.

Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai kegiatan-kegiatan meliputi penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

PEMBAHASAN

Pengertian arsip

Semua kegiatan pengurusan arsip yang meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filling) dan penemuannya kembali (finding), penyelamatan (pengamatan), dan penyusutan arsip (penyerahan, pemindahan, permusnahan), jika kita melihat berdasarkan pengertian-pengertian arsip dan kearsipan tidaklah sama sebab arsip menunjukan kepada bendanya sedangkan kearsipan (filling) menunjukan kepada kegiatannya.
Menurut fungsinya arsip dapat di bedakan menjadi 2 (dua) golongan yaitu:

1.    Arsip Dinamis ialah Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.

Arsip dinamis dibagi 2 (dua) kelompok yaitu:

·      Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih diperlukan terus menerus dalam pelaksanaan kegiatan administrasi.

·      Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah berkurang

2.    Arsip Statis ialah arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dalam penyelenggaraan pekerjaan dan mempunyai nilai informasi tinggi disimpan di Arsip Nasional.

Sedangkan pengertian arsip menurut  Undang-Undang adalah :

a)    Penyusutan arsip dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa, dan negara; Ps 47 (2)

b)   Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA; Ps 48 (1)

c)    JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1)ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD Ps. 48 (2)

Aspek legalitas penyusutan

a)    Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan (UU 43/ 2009,, PP 34/79, SE Ka ANRI no. 01/1981 dan 02/1983 atau UU 8/97, PP 88 Tahun 1999 bagi Perusahaan);

b)   Ketentuan yang mengatur bidang operasional instansi pencipta arsip (Perda, Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota/Menteri/Pimpinan Perusahaan, dsb);

c)    Ketentuan hukum yang mengatur bidang lain tetapi mengikat instansi dalam memberlakukan arsip (KUHD, Hukum Pidana, Hukum Perdata, Kontrak kerja, dan sebagainya).

Aspek Fungsi dan Maksud Penyusutan

Penyusutan sudah dijelaskan pada bagian dasar teori dan aspek pendukungnya. Pada bagian ini akan dijelaskan penyusutan mempunyai tujuan sebagai berikut, menurut para ahli:

Sedarmayanti (2008: 128) tujuan penyusutan arsip adalah untuk:

a.    Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.

b.    Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan

c.    Mempercepat penemuan kembali arsip

d.   Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

Sedangkan menurut Dipobharoto dalam Widjaja (1993: 180) tujuan penyusutan arsip adalah:

a.    Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya record yang kurang diperlukan.

b.    Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan fidingnya.

c.    Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan record yang  diperlukan.

d.   Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu ruang tempat bekerja.

e.    Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.

Dan menurut Martono (1997: 39) tujuan penyusutan arsip adalah:

a.    Mendapatkan penghematan dan efisiensi

b.    Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif)

c.    Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih  diperlukan dan bernilai tinggi

d.   Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

Dapat disimpulkan jika ditambah dengan PP RI nomor 34 tahun 1979, maka penyusutan mempunyai tujuan sebagai kegiatan mengurangi jumlah arsip inaktif, pemindahan arsip inaktif yang masuk ke skala statis dan pemusnahan arsip yang memang layak dimusnahkan. Penyusutan juga bertujuan untuk mempermudahkan pengawasan, pemeliharaan dan penghematan tempat terhadap arsip yang masih bernilai guna tinggi, serta sebagai wujud manjemen yang baik dan tepat dalam lingkungan manajemen kearsipan.

Dengan demikian model peranan penyusutan dalam manajemen kearsipan dapat digambarkan seperti saling berhubungan dan melengkapi diantara sistem. Peranan mempunyai kejelasan seperti sebagai pengurangan arsip inaktif yang dikelola dan pada manajemen kearsipan sebagai suatu pengelolaan arsip, peranan penyusutan ini sangat dibutuhkan, dengan dasar demikian maka model yang diperankan penyusutan melengkapi bahan yang dibutuhkan pada manajemen kearsipan.

Peranan penyusutan juga memberi gambaran manajemen kearsipan berjalan dengan semestinya. Ruang lingkup penysustan berguna dengan inti dari pembahasan ini adalah mengurangi arsip dan memindahkan ke tempat yang ditentukan atau dimusnahkan.

Model-model peranan penyusutan dapat dilihat dalam penjabaran manajemen  sebagai pendukung penyusutan dan diantaranya model tersebut dapat dilihat pada bagian kesimpulan.

Prosedur penyusutan

Dalam penyusutan arsip seringkali ditakutkan hilangnya bukti dalam menyimpan akan timbul efesiensi  SDM maka diperlukan penyusutan arsip secara prosedural. untuk memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna tidak  dapat dilakukan dengan sembarang, tetapi pemusnahan harus melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Adapun langkah-langkahnya.tindakan mengurangi jumlah arsip dengan cara:       

a)    Pemindahan

b)   Pemusnahan

c)    Penyerahan

d)   Memindahkan arsip

Memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan mengandung arti bahwa arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif harus tersimpan secara terpisah. Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya seudah menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.

Pengertian yang kedua adalah bila beban tugas suatu instansi itu luas ataubesar maka arsip aktifnya dapat disimpan di unit pengolah masing-masing. Tetapi bila lingkup kerjanya sempit dan arsip yang dihasilkan juga sedikit maka disarankan untuk memusatkan penyimpanan arsip aktifnya. Kedua cara tersebut bila arsipnya telah mencapai masa inaktif arsip dipindahkan ke pusat arsip sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif. Tetapi bila suatu organisasi yang rentang tugasnya kecil dan volume arsipnya sedikit, arsip aktif dan inaktif dapat disimpan secara terpusat pada suatu unit yang ditugaskan untuk mengelolanya.

Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.

Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya, Polines memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing Jurusan, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan.

Perguruan Tinggi/Instansi  dapat melakukan pemusnahan dokumen dengan ketentuan :

1)   telah melampaui jangka waktu simpan;

2)   tidak memiliki nilai guna bagi kepentingan Perguruan Tinggi/ Instansi

3)   tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional;

4)   tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;

5)   tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara   perdata yang masih dalam proses    

Pada prinsipnya pemusnahan didasarkan pada keputusan pimpinan perusahaan, pemusnahan dilakukan secara total sehingga tidak dikenal isi maupun bentuknya dan pemusnahan dilakukan dengan Berita Acara rangkap 3 disertai Daftar Arsip yang dimusnahkan.

Berita Acara memuat sekurang-kurangnya :

1)   keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan penyerahan;

2)   keterangan tenang pelaksanaan penyerahan; dan

3)   tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan

Pemusnahan wajib disaksikan 2 pejabat di perusahaan yang bersangkutan, salah satunya adalah pejabat di bidang hukum.

Prosedur Penyusutan Berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip)

Pemusnahan tahapannya sebagai berikut:

1.    Pemeriksaan, yaitu menyeleksi arsip yang sudah melampui batas umur simpan

2.    Pendaftaran, yaitu mendaftar arsip yang akan dimusnahkan dengan menggunakan blangko daftar arsip

3.    Pembentukan panitia pemusnahan yang terdiri dari pemilik arsip, bidang kearsipan, bidang pengawasan, bidang hukum dan unit-unit lain yang terkait

4.    Penilaian, yaitu meneliti kembali arsip-arsip yang sudah melampui umur simpan dan akan dimusnahkan barangkali dengan berbagai pertimbangan masih perlu disimpan kembali

5.    Persetujuan dan pengesahan, yaitu sebelum arsip dimusnahkan perlu mendapatkan persejuan dan pengesahan dari pejabat yang berwenang. Untuk arsip keuangan harus mendapat persetujuan      BPK sedangkan arsip kepegawaian harus mendapat persetujuan BKN.

6.    Pembuatan Berita Acara dan pelaksanaan pemusnahan

Tahap berikutnya adalah prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional (ANRI), penyerahan arsip adalah suatu kegiatan untuk menyerahkan arsip statis yang substansinya berskala nasional dari instansi ke Arsip Nasional (ANRI). Prosedur penyerahan terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut.

a.    Pemeriksaan dan penilaian arsip berdasarkan JRA; yaitu memeriksa arsip-arsip yang mempunyai nilai guna kebangsaan (arsip statis)

b.    Membuat daftar arsip yang akan diserahkan serta daftar serah terima arsip dari instansi ke pihak arsip nasional (dibuat dalam rangkap dua)

c.    Pembuatan Berita Acara Penyerahan Arsip

d.   Menandatangani daftar tersebut oleh pihak arsip nasional sebagai tanda penyerahan arsip

e.    Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi
Pelaksanaan Penyerahan; yaitu menyerahkan arsip statis kepada pihak arsip nasional

KESIMPULAN

Dengan adanya prosedur kearsipan yang baik dan teratata maka akan mengoptimalkan efisiensi dalam penyusutannya. Serta menghemat waktu dan tempat agar  lebih efisien dalam pemberkasan. Dengan adanya penyusutan dapat mengurangi arsip yang sudah tidak berguna lagi informasinya dengan cara pemindahan, penyerahan dan pemusnahan. Pemilihan cara pemusnahan yang tepat akan memudahkan dalam pemilihan arsip mana yang harus dimusnahakan dan tidak.

Dapat digambarkan bahwa peranan penyusutan itu dapat menajdi indikator arsip itu musnah, statis atau masih dalam arsip inaktif. Peranannya dapat dijabarkan sebagai berikut:

a.    Sebagai indikator penyesuaian kualitas pengolahan kearsipan yang tergambar dari objek yang dikelola. Penggambaran itu dimaksud untuk menyusutkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi.

b.    Penghematan anggaran yang dilakukan oleh organisasi karena pengelolaan arsip secara umumnya menggunakan dana yang besar.

c.    Melakukan sistem yang diatur dalam peraturan dan melaksanakan penyusutan dengan maksud agar arsip tersebut tidak berhenti di inkatif saja tapi musnah dan statis karena secara keseluruhan pengelolaan arsip seperti daur hidup arsip itu sendiri.

Bahwa kegiatan penyusutan sangat perlu direncanakan oleh sebuah organisasi karena berdampak pada manajemen kearsipan yang baik dan tepat juga kinerja dalam kegiatan selanjutnya. Arsip yang digunakan sebagai bahan rujukan pimpinan dan bukti kegiatan menjadikan kegiatan penyusutan ini menjadi penting karena jika tidak disusutkan maka arsip yang tercipta tambah banyak dan tempat untuk pengelolaannya juga butuh lebih dari yang biasanya.

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.

 Anon Mirmani, Aspek Penilaian dalam Penyusutan Arsip, Disampaikan pada Sosialisasi Penyusutan Arsip Keuangan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral, 18-20 November 2008

http://www.anri.go.id/4dm1n/data/peraturan/202ff0ece6b6da6ab55da639b28704bf.pdf, Diakses pada tanggal 13 Juli 2013.